Ämter & Service
Raum- & Location-Vermietung
Bürgerhaus, Grillhütte, Sporthalle direkt buchen.
Das Problem
So klingt es im Rathaus, bevor es die Funktion gibt.
Den Belegungskalender fürs Bürgerhaus führt eine Kollegin im Rathaus – auf Papier oder in einer Tabelle, die nur sie versteht. Ist sie krank, weiß niemand, ob der Saal am Samstag frei ist. Der Verein fragt per Telefon, die Familie per Zettel, die Firma per E-Mail, und alle warten. Der Nutzungsvertrag wird ausgedruckt, unterschrieben, abgeheftet; die Kaution liegt in bar in der Kasse. Und am Freitagabend gehört der Schlüssel niemandem: Der Hausmeister hat Feierabend, der Mieter steht vor der Tür.
Was es macht
Der Nutzen in einem Satz – und drei Fälle aus dem Gemeindealltag.
Bürgerhaus, Grillhütte und Festzeltgarnitur werden gebucht wie ein Hotelzimmer – mit Belegungsplan, Preis, Vertrag und Kaution, ohne Telefon und Papier.
Die Geburtstagsfeier im Nebenraum
Die Familie sieht im Belegungsplan, dass Samstag frei ist, bekommt den Einwohnertarif berechnet und schickt die Anfrage. Die Verwaltung gibt frei, der Vertrag kommt als PDF.
Das Turntraining jeden Dienstag
Der TSV bucht die Sporthalle als Serie für das ganze Halbjahr zum Vereinstarif. Fällt ein Termin aus, rückt die Warteliste nach.
Der Schlüssel am Freitagabend
Die Grillhütte ist sofort buchbar und hat einen Schlüsseltresor. Der Hausmeister sieht die Übergaben seiner Objekte in seiner eigenen Ansicht und protokolliert die Abnahme mit Checkliste.
Wer es benutzt
Jede Rolle sieht ihren Teil von Raum- & Location-Vermietung – nicht mehr.
Bürgerinnen und Bürger
Sehen Objekte, Preise und den anonymen Belegungsplan, buchen verifiziert und finden Vertrag und Rechnung in „Meine Buchungen“.
Vereine
Buchen zum Vereinstarif, auch als Serie – und können das eigene Vereinsheim über das Vereinsportal selbst anbieten.
Gemeinde-Verwaltung
Pflegt Objekte, Tarife, Sperrzeiten und Vertragsvorlage, gibt Anfragen frei und behält Rechnungen und Kautionen im Blick.
Hausmeister
Sieht nur die eigenen Objekte mit Übergaben und Rückgaben, führt das Abnahmeprotokoll und meldet Schäden.
So funktioniert es
Raum- & Location-Vermietung Schritt für Schritt in der echten Oberfläche – aufgenommen in der Demo-Gemeinde Musterstadt.
Art, Kapazität, Schlüsselregelung, Barrierefreiheit und Buchungsregeln auf einen Blick – dazu Unterlagen wie die Hausordnung.
Der öffentliche Plan zeigt nur „belegt“ – nicht wer, nicht wofür. Kalender oder Liste, Monat für Monat.
Termin, Tarif und Zusätze, Zusammenfassung. Der Preis wird unterwegs berechnet, Vorlauf und Buchungsfenster stehen dabei.
Anfragen, Verträge, Rechnungen und Schlüsseltermine an einem Ort – kommende, vergangene, alle.
Selbst ansehen
Raum- & Location-Vermietung in der Demo-Gemeinde Musterstadt – echte Oberfläche, echte Demo-Daten.
Das ist keine Attrappe: Sie sehen die Vermietung der Demo-Gemeinde Musterstadt, so wie Bürger und Vereine sie sehen – mit Bürgerhaus, Grillhütte und Sporthalle, Belegungsplan und Tarifen.
- Öffnen Sie die Grillhütte am Waldrand und blättern Sie im Belegungsplan einen Monat vor – belegte Tage sind markiert, Namen sehen Sie keine.
- Vergleichen Sie die Tarife des Bürgerhauses: Einwohner, Auswärtige, ortsansässige Vereine, gewerblich – dieselbe Tabelle, nach der das Portal den Preis rechnet.
- Filtern Sie nach Ausstattung oder Personenzahl, wie es ein Verein vor dem Jubiläum tut.
Alle Inhalte sind Demo-Daten und werden jede Nacht zurückgesetzt.
Vollständige Demo öffnenWas die Verwaltung tut
Das ehrliche Gegengewicht: Jemand muss antworten.
Eine Buchung, die niemand freigibt, ist eine Absage. Die Verwaltung legt je Objekt einmal fest: Tarife und Preisgruppen, Kaution und Stornofristen, Anfrage oder Sofortbuchung, wer buchen darf, wer den Schlüssel übergibt. Danach bleiben pro Anfrage drei Handgriffe: prüfen, freigeben, abnehmen – Vertrag, Rechnung und Erinnerungen entstehen von selbst.
- Objekte, Tarife, Sperrzeiten und Vertragsvorlage pflegt die Gemeinde in der Verwaltung; auch ein Verein kann sein Vereinsheim darüber anbieten.
- Hausmeister sehen Übergaben und Rückgaben in einer eigenen, reduzierten Ansicht – mit Übergabeprotokoll und Schadensmeldung.
- Rechnungen, Kautionen und offene Posten stehen in einer Liste; der Belegungskalender lässt sich als iCal in den eigenen Kalender holen.
- Angefragt
- Freigegeben
- Vertrag bestätigt
- Bezahlt
- Abgenommen
Was Sie einstellen können
Die Schalter aus der Verwaltung Ihrer Gemeinde – mit dem Wert ab Werk.
- Raum- & Location-Vermietung ein- oder ausschaltenAusgeschaltet verschwindet die Funktion aus Menü, Startseite und Suche.Ab Werk: an
- Vorlaufzeit für BuchungenMindestabstand zwischen Anfrage und Beginn; pro Objekt änderbar.Ab Werk: 48
- Buchungen im VorausSo weit im Voraus können Termine angefragt werden; pro Objekt änderbar.Ab Werk: 365
- Zahlungsziel VermietungsrechnungenFälligkeit der Rechnung mit Kassenzeichen ab Rechnungsdatum.Ab Werk: 14
- Standard-KautionWird beim Anlegen neuer Tarife vorgeschlagen.Ab Werk: 100,00 €
- Erinnerung vor dem TerminMieter erhalten so viele Tage vorher eine Erinnerung; Schlüsselübergabe und Rückgabe werden einen Tag vorher erinnert.Ab Werk: 2
6 weitere Einstellungen zeigen
- Stornobedingungen (Standard)Gebühr in Prozent je nach Tagen vor dem Termin; pro Objekt änderbar.
- Kassenzeichen-PräfixErzeugte Kassenzeichen haben die Form Präfix.Jahr.Nummer; ein eigenes Kassenzeichen aus dem Kassensystem kann je Rechnung eingetragen werden.
- Rechnungsangaben der GemeindeName, Anschrift, Bankverbindung und Hinweise, die auf Vermietungsrechnungen erscheinen; vor der ersten Rechnung vollständig ausfüllen.
- Vertragsvorlage (Word-Datei)Vorlage mit Platzhaltern für den Nutzungsvertrag; ohne eigene Vorlage gilt die Plattform-Vorlage.
- Locations Dritter erlaubenVereine, Kirchengemeinden und Gewerbe können eigene Räume anbieten; Freigabe und Zahlung laufen beim Anbieter.Ab Werk: an
- Abgeschlossene Buchungen anonymisierenNach dieser Zeit werden Mieterdaten aus abgeschlossenen und stornierten Buchungen entfernt; Rechnungen bleiben 10 Jahre aufbewahrt.Ab Werk: 24
Grenzen
Was Raum- & Location-Vermietung nicht tut – damit niemand etwas anderes erwartet.
- Die Vermietung öffnet keine Tür. Schlüssel, Schlüsseltresor oder Zugangscode organisiert die Gemeinde; das Portal erinnert und protokolliert.
- Sie kassiert nicht. Rechnung und Kaution entstehen im Portal, bezahlt wird an die Gemeinde – ohne Zahlungsdienstleister, ohne Kartendaten.
- Der öffentliche Belegungsplan verrät nichts über Mieter. Er zeigt „belegt“ – nicht wer, nicht wofür. Wer mehr wissen muss, arbeitet in der Verwaltung.
- Gäste buchen nicht. Sie sehen Objekte, Preise und Belegungsplan; buchen kann nur, wer verifiziert ist – und Minderjährige mieten nicht, so verlangt es die Altersregel des Portals.
Kosten & Voraussetzungen
Aus den Einstellungen der Plattform abgeleitet, nicht formuliert.
- Im Monatspreis enthalten. Es gibt keinen Aufpreis je Funktion.
- Ab Werk eingeschaltet. Die Gemeinde kann die Funktion jederzeit abschalten.
Der Monatspreis für das ganze Portal beginnt bei 99 € zzgl. USt. – diese Funktion ist darin enthalten.
Häufige Fragen
Was Gemeinden zu Raum- & Location-Vermietung am häufigsten wissen wollen.
Muss jede Buchung freigegeben werden?
Das entscheidet die Gemeinde je Objekt: Anfrage mit Freigabe oder Sofortbuchung. Die Grillhütte kann sofort buchbar sein, der große Saal nur auf Anfrage.
Wie wird bezahlt?
Per Rechnung mit Kassenzeichen an die Gemeinde; die Kaution wird nach der Abnahme zurückgezahlt. Das Portal nimmt kein Geld an und speichert keine Kartendaten.
Können Vereine ihr Vereinsheim anbieten?
Ja. Vereine bieten eigene Räume über das Vereinsportal an – mit demselben Ablauf, Freigabe und Rechnung laufen dann beim Verein.
Bekommt die Kämmerei die Zahlen?
Buchungen und Zahlungen lassen sich als CSV für die Kämmerei exportieren; Rechnungen, Kautionen und offene Posten stehen in einer Liste.
Demo-Termin vereinbaren
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen BürgerWeb – online oder bei Ihnen im Rathaus.
Oder gleich selbst ausprobieren
Die Live-Demo „Musterstadt“ steht ohne Registrierung bereit – als Bürger, Redakteur oder Bürgermeister.
Lieber mit eigenem Konto?
Termin buchen, Fragebogen ausfüllen, Angebote und freigeschaltete Demos sehen – an einem Ort.